Löydä sopivat kokousajat osallistujille eri aikavyöhykkeillä. Laske kaikille paras aika, olivatpa he missä päin maailmaa tahansa.
Yhteisten työtuntien löytäminen kansainvälisille tiimeille
Kokousten sopiminen eri aikavyöhykkeiden välillä on yksi etä- ja kansainvälisten tiimien suurimmista haasteista. Ilman apuvälinettä kokouksen voi helposti vahingossa sijoittaa jollekulle osallistujalle kello 3 yöllä. Yhteisten tuntien löytäminen: Tärkeintä on löytää 'kultaiset tunnit' eli työtunnit, jotka osuvat päällekkäin kaikilla mukana olevilla aikavyöhykkeillä. Kun tiimi on jakautunut New Yorkin (EST) ja Lontoon (GMT) välille, yhteinen aika on klo 9–13 EST (klo 14–18 GMT). Jos mukaan tulee Singapore (SGT, UTC+8), yhteistä aikaa tavallisen työajan puitteissa on lähes mahdoton löytää. Ensin asynkronisesti: Jos hyvää yhteistä aikaa ei ole, harkitse suoran kokouksen sijaan videoyhteenvedon tallentamista. Loomin kaltaiset työkalut mahdollistavat asynkronisen viestinnän, joka kunnioittaa jokaisen työaikoja. Kokousaikojen kierrättäminen: Toistuvissa kansainvälisissä kokouksissa hankalaa ajankohtaa kannattaa kierrättää, jotta taakka jakautuu reilusti eikä osu aina samoille ihmisille. Hyvät käytännöt: Merkitse kokouskutsuun aina aikavyöhyke (esim. '15.00 EST' eikä pelkkä '15.00'). Käytä kalenterityökaluja, jotka muuntavat ajan automaattisesti jokaisen osallistujan paikalliseen aikaan. Varmista, että epätavalliseen aikaan osallistuvat todella pääsevät paikalle – älä oleta.
Muita hyödyllisiä työkaluja
🌍 Jos osallistujat ovat vähintään kolmella aikavyöhykkeellä, tallenna kokous ja jaa tallenne
⏰ Viikon puoliväli (tiistai–torstai) sopii kansainvälisille tiimeille yleensä parhaiten
🔄 Vaihtele toistuvien kokousten ajankohtaa, jotta kuormitus jakautuu reilusti
📅 Tarkista pyhäpäivät ja paikalliset juhlapyhät
🎯 Ilmoita tärkeistä kokouksista vähintään 48 tuntia etukäteen
💬 Asynkroninen viestintä (Slack, sähköposti) voi olla hyvä vaihtoehto
🌙 Vältä kenellekään hyvin aikaisia aamuja tai myöhäisiä iltoja
Kaikki aikavyöhykkeistä ja kokousten aikatauluttamisesta
Ota käyttöön vuorottelu – valitse joka viikko aikoja, jotka sopivat eri aikavyöhykkeille. Hoida vähemmän kriittiset asiat mieluummin asynkronisesti. Jaa kokousten tallenteet aina.